管理達人Bryan 表示，依照他實際的輔導經驗，中小企業、大公司首要的考慮其實是預算。如果沒有充足預算，免費的網路服務也是不錯的選擇。
Bryan 評估，免費與付費軟體之間的差別大約只有 30%。而這些差別，主要都是在掌握一些工作的複雜度、排程、人力投入規劃等方面，其實已經是很進階的專案管理功能了。對於規模較小的公司或是工作小組來說，應該用不到這些工具。
如何選擇工具？
過去我們選擇套裝軟體，往往都希望這個軟體能夠包山包海，什麼功能都有才夠「划算」——物超所值。但是 Bryan 表示，選擇的工具越簡單越好。尤其是對於初學者來講，工具夠簡單，參與者才越容易熟悉、越好上手，大家才肯投入進去使用，落實於工作當中。
時間管理基本功：蒐集、分類待辦事項
時間管理的第一步就是必須先找一個「地方」，把所有要做的事情全部都收集起來。這個「地方」，可以是傳統的紙本筆記本，也可以是你的 email 信箱的收件匣、Evernote 的筆記本，或是其他的專案管理工具。只要你使用習慣，並且方便好整理，沒有太多的雜訊會干擾你整理就好。
當你將待辦事項集中在一個地方，接下來就是對這些待辦事項進行過濾。檢視每一件事情，如果有可以在幾分鐘內處理完的事情，比方說線上繳費、跟別人確認資訊等較單純的動作，當下就馬上處理掉，不要讓這個事情佔據你的待辦事項清單。
當過濾完畢後，剩下來的待辦事項就要進行分類。待辦事項的分類是一門學問，很多人有各種不同的分類法，有些人可能會分成「公事」、「私事」，有些人可能會依照重要性來分成「重要」、「次要」、「不重要」。
如何分類處理你的待辦事項？
雖然分類方式因人而異，這裡則提供一個較基本的分類用法，當作你歸類待辦事項的第一步：
- 蒐集：用來放置所有待辦事項的地方，你會在這裡將待辦事項再丟到其他的分類資料夾裡。
- 當天（當週）的待辦事項：這裡用來放置當天或是短時間內要處理的事情，屬於比較緊急要處理的事。
- 未來的待辦事項：這裡放置雖然有時效，但短期內還不會發生的事情。
- 暫時無法處理的事情：有些事情的發生會在更久之後，或是暫時想不到解決的辦法。（不一定每人都需要建立這個資料夾）
上述僅是一種基本的分類方法，你不一定需要建立這麼多資料夾，也有些人不喜歡花太多時間在分類上，因此只用到當天（當週）要執行的待辦事項，其他的事項都放在蒐集的資料夾中，因此只有兩種分類。這樣的方式也沒什麼不好，只要自己能夠清楚掌握就行。
待辦事項的分類法
分類法因人而異，這張分類法雖然看起來沒有當天（當週）的待辦事項，但事實上原理是一樣的，你可以依照自己的工作習慣決定處理週期。
（後面為 Google 工作表運用教學）
Google 工作表：最方便的待辦事項管理工具
時間管理就是管理你的待辦事項，因此首先需要的就是找尋一套適合你使用的待辦事項工具，作為一個新手不妨參考 Bryan 的建議，不需要另外去找工具，直接利用 Google 工作表建立自己的時間管理系統就好，不但取得方便，而且在手機上也有 App，這樣你走到哪都可以檢視。
結合 Gmail 當成待辦事項收件匣
在這個網路時代，我們有很多的工作，都是從 email 而來的。而使用 Google 工作表還有一個好處，就是 Gmail 有支援將郵件轉成工作表的功能，你可以將別人指派給你的工作郵件，直接轉入工作表。
而除了來自於別人的信件外，其實現在也有很多網站服務或是外掛工具，都提供將內容郵寄到 Gmail 的功能，比方說 Evernote，因此你就可以將在其他地方的工作郵寄到 Gmail，將你的 Gmail 來當成待辦事項的「收件匣」，蒐集所有的工作。
將郵件轉成待辦事項
▲在 Gmail「更多」選單中，可將接收的郵件放入工作表，成為待辦事項。
Google 工作表在哪裡？
▲只要在 Gmail 下拉選單，點選「工作表」，就可以在右下角看到 Google 工作表。Google 工作表可以建立不同的處理清單，你可以參考前面的分類規則，建立自己的工作清單系統。
Google 工作表＋日曆：時間導向管理
Google 的服務很多，除了可以在 Gmail 裡頭開啟 Google 工作表之外，另外你也可以在 Google 日曆裡頭開啟 Google 工作表。而 Google 之所以這樣設計，其實也是有它的用意在。
將當天（週）要處理的事情移到行事曆
如果說 Gmail＋Google 工作表是用來「輸入」待辦事項，那麼行事曆就是待辦事項的「輸出」形式之一。我們在前面解釋時間管理的規則時，提到待辦事項清單的分類之一是「當日（週）要處理的事情」，這一類的事情其實就是你短時間內要處理的工作。
而當我們開啟了行事曆，現在你可以把這些短時間要處理的工作，再精細到以每小時、分的規則來規劃，分派到你的 Google 日曆上。這樣你就可以透過日曆一目了然自己當天要進行什麼工作。
你是任務導向，還是時間導向？
雖然是同樣一個 Google 工作表，不過在行事曆或是郵件裡頭開啟 Google工作表，是兩種不同的概念，這與你是以任務導向還是時間導向來管理你的待辦事項有關。
當你出門在外的時候，如果突然有一項任務要記錄，你可以選擇在 Google 工作表記錄，或是在 Google 日曆中登記，這可能會讓你造成混淆，不知道要用哪一種工具。其實正如前面所說的，如果是與時間有關，有特定發生日期的工作，那麼就記在 Google 日曆上，如果是不確定時間的，那就先記在工作表上。
Google 日曆與工作表的關係
▲Google 日曆只能顯示一份工作表的待辦清單內容，因此你必須要在右下角切換你的待辦清單列表，相關的活動才會顯示在 Google 日曆上。
以不同的週期檢視待辦事項
▲在日曆使用的好處是，你可以切換成「天」的形式，明白自己一天的工作是否會超出負荷。
（後面為奇妙清單運用教學）
奇妙清單：拆解大任務，細分為小任務處理
有的時候，我們所列出的任務不會是像買菜、看書這麼單純的小事，可能會是比較複雜的任務。比方說老闆交代我們要負責一個專案計畫，或是要跟朋友籌劃一趟去日本五天四夜的旅程，這些都屬於比較大型的任務，你無法用三言兩語就解決，甚至需要與其他人合作，Google 工作表可能就不適合在這種情境之下使用。
三層式介面掌握任務階層
奇妙清單（Wunderlist）是個可以把任務拆解的待辦事項管理工具，它提供多種平台的應用，你在桌機及手機上都能使用。
在網站上使用的時候，它採用三層式的設計，讓你可以一目了然知道目前待辦清單上的任務有哪些，以及每一個任務又有多少的子任務，一眼就可以進行管理。
「清單」與「任務」的不同
前面講的是你如何在奇妙清單中建立個人的「任務」，去針對個人的工作進行管理。而如果你的任務是與其他人有關的時候，需要團隊合作，那麼奇妙清單也允許多人共享，在這個情況下，你需要建立一個「清單」。
「奇妙清單」中的「清單」是用來建立較大的專案，裡頭可以建立很多任務，然後任務裡頭還可以有子任務，等於是三層式的概念。要注意的是，只有在清單中的任務才可以共享，指派給其他成員。
拆解專案任務，並可加入檔案註記備忘
▲每一項任務都可以繼續拆成子任務。
▲針對每一項任務，可以插入檔案或是備忘錄來提醒註記。
網站資訊：奇妙清單（Wunderlist）
適用專案情境：小型團隊
網址：https://www.wunderlist.com
奇妙清單：指派專案團隊成員，建立合作關係
在奇妙清單中的「清單」，其實就相當於團隊之間的一個專案。比方說你要跟公司的同事一起執行一個案子，或是要與朋友規劃一個旅遊，都可以透過「清單」來規劃。當你邀請其他成員加入一個「清單」中，大家可以一起在這個清單中增添任務，進行發想。
不只是清單中的任務可以共享，更重要的是你可以將每一個任務指派給不同的成員去執行。並且在每一個任務中都有留言的機制，因此成員之間可以針對每一項任務直接在網站上留言討論，進行溝通。
奇妙清單的缺點及限制
透過奇妙清單可以快速掌握一個專案的所有任務，並且協調指派給不同的成員。在設計上它比較適合小型的團隊或是專案數量較少的團體使用，因為如果事情一多太過複雜的話，奇妙清單的介面不容易看出任務先後順序的邏輯，比較容易造成疏漏。
當你使用免費版的時候，它的子任務數量以及分享的成員數量都有限制，如果一個專案參與的人數超過 10 個人以上，那麼就不適合使用奇妙清單來指派，或是你得把一個專案再拆分成兩個專案來指派任務。
建立你的「清單」並指派任務
▲在左欄最下方的「＋」按一下可新增清單，你新建立的「清單」排列在最下方，而右邊就是你這清單中所有任務。
▲利用「分享」先把團隊邀請進任務，再透過「分配給」來指派給其他成員。
成員彼此討論協調任務
▲大家可以即時在任務下面的留言板進行討論。
▲你直接在面板上就可以看出各個任務所分派的人，以及執行的日期，提供你很便利的管理方式。
（後面為 Trello 運用教學）
Trello：用卡片管理你的專案
待辦事項的網路服務很多，不過因為設計的理念不同，各有不同的變化。另外一套也很多人採用的服務是 Trello，這套工具與奇妙清單的條列式設計的概念不大一樣，採用的是卡片式的管理方式，將你每一個專案或是任務用卡片式的樣貌表現出來，看起來直覺而清楚。
多人管理卡片
你可以將 Trello 看成是一個大型的白板，在這個白板上你可以有不同的欄位，每個欄位代表的就是專案不同的進度或是處理方式，然後在每個欄位中貼入不同的卡片。
Trello 也支援多人團隊使用，並沒有使用人數的限制。當你要建立一個新的白板（Create New Board）的時候，有一個指定「Organization」的欄位，你可以為公司的成員建立一個「Organization」，然後就可以將這個白板指派為這個「Organization」的團隊專用，你可以為不同的群組建立不同的 Organization，分別管理不同的專案。
Trello 在使用上還有一個優點，每一張卡片都是可以移動的，因此你可以先把某個會議的卡片暫時放在「待辦事項蒐集」的欄位中，然後等到歸納整理的時候，直接把這個卡片拖曳到「未來要進行的工作」的欄位。這樣可以省去重複輸入的困擾。而每張卡片都可以指派給不同的成員，用這種方法來管理大家的工作。
卡片式的管理方式
▲每一個卡片展開後，除了看到自己的任務外，還可以加入更多注意事項以及成員間的討論建議。
網站資訊：Trello
適用專案情境：小型團隊
網址：https://trello.com
Trello：卡片中可加入的功能與資訊
在 Trello 中的溝通也是採用卡片導向，這個設計就是讓你在一張卡片中可以掌握關於這個任務的所有資訊，因此其他成員只要打開指派給自己的任務卡片，就可以在其中知道任務的相關訊息，以及報告處理的結果。
任務卡片的五大功能
在 Trello 的每一張卡片你點選進去之後，就會到卡片的編輯介面中。卡片的右側有 Members、Labels、Checklist、Due Date、Attachment 這五個主要功能。
- Members：指派任務給其他成員。
- Labels：你可以定義各種顏色標籤，將任務卡片以顏色來分類。
- Checklist：每一張任務卡片還可以再建立一個 Check list 的清單，檢查進度。
- Due Date：設定任務卡片的時效。
- Attachment：附加相關的檔案到任務卡片中（ 免費版單一檔案不得大於 10MB）。
透過卡片中的這五種功能，基本上團隊在溝通任務的過程中，所需的功能大致上都包含在裡面了。
指派工作
▲點選「Members」可以指派成員。
建立進度檢查清單
▲點選「Checklist」就可以建立 Check 清單。當你勾選 Checklist 的每一個項目，上方還有進度表會顯示完成度。
為任務建立色彩標籤
▲點選「Labels」可以為每一張任務卡片建立色彩標籤。
（後面為 Excel 運用教學）
進階管理：何時需要專案任務排程工具？
前面介紹的奇妙清單以及 Trello 兩種專案管理工具，適用的都是比較小規模的專案，你可以在介面上一眼就看完整個框架，然後馬上檢查相關的進度。Bryan 表示，目前免費的待辦事項網站服務，設計多半是任務導向，讓你掌握專案中有哪些任務。雖然每一個任務也可以設定時間，不過從介面上你不容易看出任務之間的時間關係。如果你的專案多與時間有關的話，那可能還需要用到排程工具。
何種情況下需要排程？
某些任務之間有從屬關係，必須某一個任務先進行，接下來其他的任務才能往下繼續。這一類的從屬關係你無法在前面這些任務導向的工具看出關連，你需要一些視覺化工具的輔助，幫你釐清工作排程以及邏輯。不幸的是，大部分的免費軟體都沒有排程的功能。Bryan 表示，在所有專案管理軟體中，排程做得最好的是 Microsoft Project，不過這是付費軟體，而且功能相當複雜，初學者很難馬上上手。
不過，如果你的工作任務不複雜，只有 30~40 個，那麼 Bryan 覺得也不需要另外找工具，用一般的 Excel 表格來管理就好了。使用的方法就是利用 Excel 的儲存格來繪製，幫助你釐清工作的排程以及邏輯。不過，這種方法純粹就是利用 Excel 來當成一種視覺表達的工具，實際上所有的排程都是手動安排，Excel 本身是無法知道工作前後關係的。
何時需要專業工具
如果你的專案很大，情況很複雜的話，還是需要靠專業軟體來幫忙。Bryan 建議專案管理者可以把手中的工作任務列出來，通常如果一個專案的工作任務數量超過 70 個，可能就需要用到排程的功能，因為 70 個以上的任務算是大型專案，先後順序的邏輯比較複雜，這時候人腦已經無法有效的處理，因此免費軟體就無法幫忙，而需要轉向 Microsoft Project 之類的排程工具來協助。
除了付費版的 Microsoft Project 之外，網路上也有開源的 Open Project 可以嘗試看看，這是單機版的軟體，最近這個計畫在 Windows 的版本改名叫 ProjectLibre，功能也相當不錯，只是使用起來比較複雜。
Excel 也是管理好工具
▲使用 Excel 排程製作的圖表以長時間任務分配管理為主，如果時間切分的太細並不適合用 Excel 製作，因為表單會看起來很凌亂不易看懂。
（後面為 ASANA 運用教學）
ASANA：利用行事曆來檢視任務
ASANA 這套工具整體的介面看起來類似 Office 的設計概念，它加入了行事曆檢視的功能，因此整個專案系統又多了一個時間軸，不但兼具前面幾套工具的優點，還能幫你掌握時間。但 ASANA 最大的缺點就是功能較多，顯得比較複雜，很多人一看到介面就不大想學習，對於初學專案管理的團隊來說，ASANA 並不是一套好的上手工具。
什麼情況你需要用到 ASANA
光是在「任務」方面，ASANA 的概念與奇妙清單、Trello 都差不多，你可以在一個專案中建立子任務，然後將子任務分配給團隊的其他成員。每一個任務都可以加入附件、留下註解、建議。
不過當你將 ASANA 切換到用時間的角度來檢視自己的任務，將可以帶給你對於專案有不同的看法。再加上 ASANA 支援讓你用專案的角度來看所有人的事情，也可以細分到僅看你自己的任務，很適合用在處理複雜專案的公司。
比方說，如果你的角色很複雜，同時參與不同的專案，並且每個專案中都有不同的任務會指派給你，那麼你就可以利用行事曆來檢視自己的任務，很容易就可以搞懂自己到底有哪些任務，以及當天到底有哪些任務需要完成。
ASANA 還有一個好處是開放第三方網站合作服務，因此可以透過加入「外掛」的方式，來用甘特圖表現專案的工作流程。
在任務、行事曆之間切換檢視
▲除了以清單的方式來檢視你的任務之外，也可以切換成行事曆的介面來管理。
網站資訊：ASANA
適用專案情境：任務較複雜的小型團隊
網址：https://app.asana.com
（後面為 ProjectLibre 運用教學）
ProjectLibre：免費的專案排程軟體
微軟的 Project 是很多專案管理者讚譽有加的軟體。但如果你沒有這個預算，網路上也有針對 Project 開發的開放原始碼版本的 Open Proj 計畫，而這項計畫曾經中斷一段時間，之後重啟的 Windows 版本名稱為 ProjectLibre。
ProjectLibre 是一套單機版的工具，前面介紹的待辦事項管理工具，主要是讓你掌握自己有多少工作要做，以及怎麼分配工作。但在 ProjectLibre 裡頭要處理的是更實務、更進階的問題：工作任務的前後邏輯、工作的時間管理。
工作任務變更，自動搬移後續排程
在純待辦事項工具中，是無法看出工作任務的前後邏輯。雖然可以利用 Excel 表格或是行事曆來輔助你管理時間，但是如果忽略工作前後邏輯的話，如果中間有一個環節延遲，往往「牽一髮動全身」，後面的步調就全部亂掉。
在 ProjectLibre 裡面，你只要將專案的任務全都輸入表格，之後包括每一個任務的時間長度、前後關係，都可以用拖曳的方式來輸入，而且任意移動某個任務的時間點，後面的任務都會跟著移動，讓你安排排程相當輕鬆。
不過，ProjectLibre 的問題就是太過複雜，初學者很難懂。更重要的是它是單機軟體，也無助於團隊的協同規劃，因此只適合用於專案的領導者、規劃者，一般人使用前面那幾套待辦事項管理工具就好了。
設定時程，自動排定甘特圖
▲你只要在表格內填好工作名稱，之後的工作流程以及邏輯都可以用拖曳來管理。
軟體資訊：ProjectLibre
適用專案情境：專案負責人
網址：http://tinyurl.com/nn86o2x
ProjectLibre：估算人力投入資源，調整專案
當你用 ProjectLibre 排出專案的工作排程之後，其實 ProjectLibre 的功能還有很多，只要將每個工作指派對應的工作者之後，ProjectLibre 還可以幫你計算整個專案的工時、人力資源、人力成本⋯等等。
ProjectLibre 還有很多輸出格式，以及分析模型來協助你檢視專案進度，包括有網路圖、WBS 工作分解結構圖、RBS 資源分解結構圖、工作完成度等各種專業的圖表，對於專案管理的各種需求都能滿足。
WBS（Work Breakdown Structure）
工作分解結構，將一個複雜的項目，依照固定的原則拆分成一個一個的項目，再將一個一個的項目分配到每個專案參與者的工作時程中。
RBS（Resource Breakdown Structure）
資源分解結構，這是依照專案中的資源種類和形式，分解出資源可以分派到專案中每個項目的進度計畫，透過彙整的方式協助專案管理者看出需求資源的可用性。
估算專案各階段人力成本及負擔
身為一個專案管理者，在指派工作的時候，往往會疏忽於人力資源的掌控。比方說你指派了某人參與了A專案的任務一，卻忘了之前又指派過同一個人參與另一個專案的某個任務，而兩個任務偏偏又發生在同一天。有可能會造成工作負擔不平均，特定工作者負擔過重的問題。
在 ProjectLibre 的右上角，可以讓你切換不同圖表，提早發現專案中成員在人力的配置上是否會有問題。此外，你也可以輸入每一個人員的時薪成本，然後切換到 RBS 資源分解結構圖，這個功能會幫你估算在專案中的每個階段，所需付出的人力成本是多少。
人力資源分析
▲點選上方的人力資源按鈕可以分析人力，這張圖中有某位工作者有兩筆工作重疊在同一天，因此工作負擔為 200%，表示這個專案人力配置有明顯的問題。
RBS 資源分解結構圖
▲這是切換到 RBS 資源分解結構圖的報表，可以分解出各個人力資源所耗費的人力成本。
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