（本文書摘內容出自《豐田人高效率動線思考》，由 大是文化 授權轉載，並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。）
《VO》導讀：
作者原正彥曾任豐田的維修技師，剛進豐田時，一位資深的前輩總是這樣告誡他：「每個動作都要先思考，這件事跟那件事可不可以一起進行？」就像每天在工作場合等電梯時，若不思考著避開人潮時間，每天若花三分鐘等電梯，一年下來將花費近 13 小時等電梯。
因此，豐田人在工作上建立了一套「高效率」動線思考模式，從處理工作事務的先後順序，到開會議的原則，快來一探究竟連亞馬遜創辦人貝佐斯都在學的「最強動作經濟學」！
（責任編輯：鄧羽辰）
文/ 原正彥
需要創造力的工作，早上做
先回到會面等外務話題。
跟合作對象討論會面時間時，我都盡量主動提出自己方便的時間。
我在第二章曾提到，早上是人腦最為活躍的時段。因此，我盡量避免在早上安排外務，並在中午前完成研擬企劃或需要發揮創造力、刺激腦力等工作。
到了下午，大腦逐漸感到疲憊，所以較適合與人會面或討論事情，避免給大腦過多負擔。
到了傍晚，由於大腦非常疲倦，所以可處理請款或填寫文件等雜務。
在經濟學用語中，有一詞叫做「收益遞減規律」，意思是， 當資本與勞力增加時，雖然會提升生產量，但在達到了某個水平之後，產出就不會再上升 ，此時，增加投入所能得到的產出會隨之遞減 。
也就是說，耗時費神雖然能得到良好的工作效益，可是一旦到達界線之後，工作效益會逐步下降。
史丹佛大學客座教授方洙正（Alex Soojung-Kim Pang）在著作《用心休息：休息是一種技能》（Rest: Why You Get More Done When You Work Less）中提到：「根據數十年的科學研究統計結果，需要大量使用腦力的工作，一天的勞動時間大約只能維持在四小時」。假如從早上九點開始工作，到了下午一點就已經四個小時了。
所以，需要動腦的工作，請盡量集中在中午之前完成。 如果你總是將會面相關行程安排在早上，或是習慣在早上處理雜務，請立刻調整工作順序。
第四項動作經濟原則，是讓動作更省力。為了有效減輕工作負擔，請務必選在適當的時段執行適當的作業。
活用 25％規則設期限
我在拙作《善用 25％規則，TOYOTA 精實到位時間管理術》中，曾經
提到我工作時會使用 25％規則——將原本的截止期限及作業時間，自行縮短二五％。
舉例來說，若原本的期限為 20 天後，就縮短為 15 天；8 小時，則提前到 6 小時；若遇到必須在一小時內提出提案時，則將所需時間壓縮成 45 分鐘。依此類推 。
過去我曾試著想將作業時間縮短
至 50％，但往往無法如期達成，或因此造成弊害，經衡量之後，我便設定 25％這個數字，且得到良好的效果。請讀者在設定期限時，務必參考 25％規則，比如，若主管在週一交辦：「這份企劃書必須在本週五前完成」，請自動將完成企劃書的期限設定在週四。
然而，儘管是自己設定的期限，也有人沒信心能夠遵守，認為自己的意志力不夠堅強。
要解決這個問題，最好的方法就是盡量跟別人相約 ，像是下班後與朋友約飯局、上才藝班、看舞臺劇或者是看電影 ……無論什麼樣的內容都好，總之，就是盡量讓自己跟別人有約定。
只要先與別人有約，大多數人便會有擔心自己因拖延，而造成別人的困擾或有不想浪費門票的壓力，促使自己盡力趕上期限。
由自己安排工作行程，以往那種被強迫感就會消失，並萌生出自發工作的意識。
擁有自發性的人具有強大的行動力，能驅策自己絞盡腦汁，時時刻刻思考如何安排工作流程才能準時下班。建議各位在設定截止期限時，務必試著用二五％規則及跟別人相約的技巧。
開會，非得整點開始嗎？
在工作時，開會最耗時間。
雖然我在豐田第一線工作時，也多少需要開會，但自從我進入 IT 業界之後，參加過的會議簡直是多如牛毛。而這些會議中，往往有許多過程都讓我覺得很浪費時間。
請回想平常剛開始開會跟結束會議的時間。許多公司的例行性會議，都在早上九點或下午 1 點開始，總是以整點為基準。而且，永遠以小時為單位進行，例如：9 點開始會議，要開到 11 點；下午一點的會議，就得進行到下午 3 點，彷彿一切都是理所當然。
在豐田第一線，「對理所當然的事抱持懷疑」是一種習慣。
開會非得在「整點」開始不可嗎？其實幾點開始都無所謂，甚至從 15 分開始也可以，因為跟習慣有所差異，而「更容易讓人意識約定的時間」。
實際上，在豐田第一線，下午 1 點 45 分開始業務會議、下午 3 點 15 分開始技術會議 ……根本是司空見慣。
此外，開會也不會以一個小時為單位，而是以 30 分鐘甚至 15 分鐘為單位進行，有的甚至以十分鐘為單位，來針對主題討論，例如：
今日會議 10 點 10 分至 10 點 40 分
今日主題
- 主題 A：10 點 10 分到 10 點 20 分
- 主題 B：10 點 20 分到 10 點 30 分
- 主題 C：10 點 30 分到 10 點 40 分
透過這樣的行程能讓人更加注意時間，若一開始就預留了充裕的時間，只會讓參加會議的人覺得「反正時間很多」，於是，會議流程散漫，時間在無意義的閒聊上慢慢流逝，結果花了 2 個小時，才討論完三個主題。
聽說在 Google 公司，以 5 分鐘、10 分鐘為單位的會議更是屢見不鮮，甚至在會議中，把時鐘擺在所有人都看得到的位置，可見他們有多麼重視有效利用時間。
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