《VO》導讀：
OTPR 是 OKR、Time Management、Project Management、Retrospective 的縮寫，分別代表了目標管理、時間管理、專案管理、回顧活動。
商業思維學院院長游舒帆，曾任鼎新電腦總監與 TutorABC 協理，在 14 年的工作期間，帶領與指導超過 500 位的部署和 50 位以上的合格主管。而他撰寫的《OTPR 敏捷工作法》，幫助忙碌的職場人更有效率的處理工作，奪回時間的主導權。
（責任編輯：陳致加）
文/游舒帆
回顧一下第二章時我曾問過大家，你的行事曆是屬於下面哪一種？
A. 行事曆上有滿滿的行程
B. 只排了會議行程
我相信很多人都跟 Joseph 一樣是屬於 B. 只排了會議行程，多數的工作要不就是由會議決定，要不就是臨時起意決定做些什麼。沒安排的那些時間，其實都在等著被安排，所以主動安排好行程才是拿回時間主導權的方法，而能主導的時間，也才有機會決定自己將把時間花在哪些事情上，才有可能掌握自己的績效與價值。
前面指導 Joseph 的過程我僅針對他執行的結果來給予建議，尚未讓他見識到完整的 OTPR 工作法的威力。前面兩個章節我們已經了解設定目標跟建立時間管理原則的重要性，也知道自己該做哪些事情來達成目標，接下來，我們就要把該做的事情一件一件排入計畫，並確保事情一一完成，順利達成目標。
以下我所談論的所有案例，都是以 Google Calendar 做為唯一工具， 我不會另外使用其他工具，如果有些朋友喜歡整合 Trello（工作管理工具，運用卡片的形式來管理每項工作）、Notion（線上筆記平台）或 Asana（專案管理工具，可用來進行專案的管理與多人工作協作），那請大家按自己的習慣做處理。我就單純使用 Google Calendar 做示範以確保大家在看完本書後都可以立刻用上。
Google Calendar 可以讓我們根據不同的目的去建立不同的行事曆， 每個行事曆可以是一種分類，也可以是一個專案，而習慣上我會以顏色來區分不同類型的任務，讓我可以一目了然的掌握狀況。（圖 1）
我個人常用的行事曆分類主要有以下幾項：
- 營運行事曆： 這指的是公司例行或重要的營運活動，例如課程、內外部活動等。
- 協同性活動： 這指的是我需要跟其他人一同完成的行程。
- 個人工作行事曆： 這是我在處理個人工作項目專屬的行事曆。
- 變更行事曆： 指的是我行程中有更動的項目。
- Re-plan： 因為變更行事曆的事項而調整的那些工作項目。
- 復盤行事曆： 專門用來記錄與回顧每天、每週執行狀況的行事曆。
以下我先以我做為範例，讓大家看看我怎麼利用這六個行事曆來結合 OTPR 工作法的應用。
首先我跟大家說明一下目前的生活與工作狀況：我從 2020 年創立商業思維學院來，每週一到週五，每天都得發一篇文章跟一則音頻，除此之外，每個月有三至四場實作課程，絕大多數安排在平日的晚上，另外有其他幾個晚上我們會邀請外部的講師在線上幫大家上課，再加上我們還有一堆大大小小活動跟會議在發生。
平均而言，學院已經排妥的事情課程、活動，每個月大概會有二十項左右，我自己還有每天寫文的工作，以及學院其他經營相關的工作， 例如回答同學們的問題、批改作業、準備課程，還有與外部溝通等等，事情其實非常多元，那我是如何安排我的時間的呢？
安排每週的工作行程
首先，我會先在前一個月底確認好學院所有的公開行程，也就是營運行事曆上的事情，下面這張圖就是學院 2020 年四月的營運行事曆，這些行程我不見得全部都會參加，但我在安排事情的時候會刻意避開這些時間，以確保我想參加時隨時都可以加入，而關於時間衝突時的處理， 我在後面的篇幅中會跟大家說明。
如果今天在公司工作，公司、部門的重要行程你得先確認下來，然後提早安排到行事曆中。有時候你可能先安排了某個行程，後來發現部門的行程跟你的行程衝突了，當這種問題出現，絕大多數狀況下，你得調整行程來配合。
所以提早確認問題， 把那些優先級較高的行程先確認下來，這可以 大幅避免後續的調整 。（圖 2）
回到週行事曆的狀況，大家可以看到營運行事曆當週的行程，基本上學院多數的行程都在晚上，而且是線上形式，這幾個時間，我會先保留下來。（圖 3）
接著，我接著會安排的是協同性活動， 協同性活動代表我需要跟其他人一起完成的工作 。學院在四月份時有很大的工作內容調整，因此團隊每天早上會有一個約半小時的 meeting，可能還會有一些需要跟外部合 作夥伴或學員們討論的行程。（圖 4）
協同性活動通常與他人有關，如果要更動，那就會影響到他人，反過來，如果他人要更動，也會影響到我們，而且相關的人愈多，被變更的機率也會提升，日常工作中，變更的主要來源之一就源自於協同性活 動。例如敲好的會議對方突然有事，或者他被前一個行程耽擱到，這些都會影響到你計畫的行程，所以提早確認是有必要的。
協同性活動的另一個問題就是得確認彼此的認知與期待。如果是自己的工作，你通常比較清楚該做些什麼？目的是什麼？但與他人協同的工作，很多時候你得搞清楚對方的目的是什麼？希望達成些什麼？面對此事的心態是什麼？加上每個人的性格跟工作態度都不同，一般而言，這也是工作中比較難以管理的部分。
綜合以上， 協同性活動難以管理的原因有二，第一個是需要所有人都能管好自己的行程，第二個則是得同時滿足不同人的期待 。而這就是為什麼我將協同性活動的行程放在第二順位安排的原因。
在協同性活動之後，我會開始安排我個人的行程。（圖 5）
因為 2020 年新冠肺炎的關係，當時絕大多數時間都在家辦公，所以接送小孩的任務就落到我身上了，我每天早上八點鐘前會送小孩去學校，下午四點鐘去接小孩放學，這兩件事我會先安排上去。
八至九點的時間則是我晨讀的時間，我可能會看書或者看影片，有時如果有一些書的推薦序要寫，我會安排在這個時間。
除此之外，多數時候我也會在每週安排二個左右的運動行程，確保自己能保持身體健康，讓學習與運動這兩件事能持續發生，而不是想到才做。
而因為我每天都要出一篇文章跟一則音頻，其他的時間大多是安排用來寫作。由於每篇文章的長度大約在四千字左右，如果我可以專注的寫，每小時可以產出一千字左右，也就是說要產出每天的內容，大概需要花我四小時的時間。其他的時間我會用來準備課程，或者批改同學的作業或者回覆同學的問題。
扣除協同性活動的時間，我每天可以專心做事的時間大約是六個小時，因為我很少 check mail，也很少會去查看社交媒體的訊息，大概都是中午休息時間看一下，所以其他時間除了家裡的事情外，會干擾我的事情其實蠻少的。
上面的說明是以我個人做為範例，我的狀況或許比較接近自由工作者。如果你是專業經理人，那你的行程或許會跟 Joseph 相似，你可以參考 Joseph 的案例，但如果你是業務員呢？業務員的日常工作一般來說也蠻規律的。
多數業務的生活撇不開幾件事：
- 取得與篩選名單。 業務開發的前置工作就是得先有電話或 email 等聯絡資訊，這些稱之為潛客或名單，一般而言在開發前會先初步篩選，根據對象的行業、公司規模等分眾，篩選出比較有機會的商機。
- 陌生開發。 篩選完名單後，一般會先透過電話或 email 進行第一輪接觸，透過一些基本的訪談或討論，識別哪些客戶有較高的商機，然後跟對方敲定時間登門拜訪，或者在電話中直接做銷售。
如果你是面銷型的業務，一天大概都會安排好幾個拜訪，如果一天可以約六個就不要約五個，勤快，是業務的美德。
- 客戶資料整理。 每天去拜訪客戶回來，有時可能無法短期成交，但業務仍必須將拜訪過程的相關資訊整理好。一來確保自己對這個客戶的理解夠多，二來也是協助公司提高對這個客戶的掌握。
- 客情維繫。 永遠要確保客戶對我們的產品與服務是滿意的，三不五時得打電話關心一下客戶，看看客戶是否有碰到哪些問題，這除了讓客戶感到安心外，也可以順便挖掘一下客戶的其他需求，讓客戶再加購公司其他產品。
- 提案、報價、請款。 這類文件處理與行政流程基本上也是業務工作的一環。
一位老練的業務是，每天早上一早排計畫，然後出門拜訪客戶，中間用空檔時間做客情維繫﹔每天拜訪完客戶後回到公司進行客戶資料整理，或準備提案、報價、請款。除此之外，每週可能會安排一天做名單的處理，這就是業務很典型的一天。
你可能是個自由工作者，但你的行程跟我有很大的差異，你可能是個專業經理人或 PM，但你的行程也不像 Joseph 一樣，你可能是個業務員，但你的行程安排並不是如此有規律。
我想告訴各位的是：那是因為你還沒好好使用 OTPR 工作法，當你願意擁抱它，你會發現規律的生活原來沒有想像的困難，多數的問題出在自己一直沒有用正確的觀念來規劃生活。
《OTPR 敏捷工作法：拿回績效主導權，讓工作做得更快、更好、更有價值》
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（本文書摘內容出自《OTPR 敏捷工作法：拿回績效主導權，讓工作做得更快、更好、更有價值》，由 時報出版 授權轉載，並同意 VidaOrange 編寫導讀與修訂標題。）
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