商務人士在英文領域裡最經常問的問題——不外乎是如何用英文寫出有禮貌又能表達自己意思的郵件！其實平常用中文寫信，都經常一不小心忘記禮儀或是出現言不及意的意思，更何況是要用英文表達！不過別把英文郵件想成是一件驚悚的事情，其實只要掌握這 5 大關鍵，就能輕鬆掌握英文郵件啦！
Greetings 稱呼/問候
就跟小學老師教你寫信一樣，開頭一定要問候對方，中文常用ＯＯＯ＋對方職稱或是先生/小姐來稱呼對方，英文也是相同概念！
你可以這樣說：Dear + 收信人、如果你不確定收信者是，可以這麼寫：To Whom It May Concern,（等於中文敬啟者的意思）
值得注意的是＞＞ Mr. 是「先生」，Miss 用來稱呼「未婚女性」，Mrs. 則是稱呼「已婚女性」，Ms. 則是用在不確定婚姻狀態的女士身上。
不清楚對方性別時，就直接 Dear ＋全名即可。
Reason for Writing 致信原因
基本問候完成，就可以簡略描述一下寫這封信的原因、理由為何，是求職？還是想跟對方合作？等等，讓對方曉得你的目的。
你可以這樣說： I’m writing to…
比如：I am writing to ask for more details about your new product.（我寫這封信是想取得您的新產品的更多細節資訊。）
Make a Polite Request 有禮地提出需求
商業往來信件，大多需要互相提出需求，如何有禮貌地提出需要對方協助的地方？
你可以這樣說：Could you…、Would you mind…、Would it be possible to…
比如：Could you please send me the meeting minutes from our last meeting?（可以請您寄給我上次會議的紀錄嗎？）、Would you mind scheduling a meeting for me with Mr. Gates tomorrow?（你可以幫我安排明天跟蓋茲先生的會議嗎？）、Would it be possible to get a discount on bulk orders?（大量訂購可以有折扣嗎？）
Attaching Files 附加檔案
通常都會有附加郵件，別忘記提醒收件者！
你可以這樣說：Please see the attached file.、Please see the following attachment.、Please find attached the file you requested.（請查收您所需要的檔案、請見附加檔案。）
Closing lines 結論語句
期待回覆類： I look forward to your reply. 等待您的回覆。 I look forward to hearing from you. 期待您的消息。 I look forward to seeing you. 期待見到您。
熱心服務類： Please advise if necessary. 若有任何建議，請您盡量提出。 If you require any further information, feel free to contact me. 如果有任何問題，歡迎與我聯繫。 Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. 如果有任何需要，歡迎與我聯絡。
感謝客氣類： Once again, I apologize for the inconvenience. 很抱歉，造成您的不便。 I would appreciate your immediate attention to this matter. 關於您對此事的關注，我們十分感激。 Thank you for your kind cooperation。 非常謝謝您的合作。 Thank you for your assistance。 非常謝謝您的協助。
Sign-offs 結尾用語
信件最後也別忘了再次問候對方，顯得更有禮貌！
標準格式長這樣：
Best regards, ← 務必記得要逗號！下面需要空一行Johnny Walker ← 你的大名
Sales Director, HOPEnglish ← 先職位，再所屬公司
當然除了 Best regards, 還有很多方式可以根據正式非正式來進行結尾！
- 正式：
Sincerely、Thank you、Yours truly、Warm wishes、Sincerely yours、Respectfully yours
- 非正式：
Best、Peace、Warmly、Cheers、Regards、Take care、Best wishes
參考資料來源：
- 《希平方》：〈『商用英文』掌握基本架構，輕鬆寫出英文郵件 〉
- 《希平方》：〈除了 Best Regards 你還能這麼用 〉
- 《voicetube》：〈書寫信件、電子郵件很難下筆嗎？信件格式懶人包，讓你寫信一把罩！〉
(本文提供合作夥伴轉載。）
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