38一下 today: 不可不懂的电邮礼仪

冷冰冰的电邮其实有情绪。你是否有过这样的经验，收到一封让你很火大电邮，但追问发邮者后才发现对方没有恶意？问题或许就出现在电邮的“语气”。看看你是否曾经犯下上班族不该犯下的错！

语气
当然，不是所有的电邮都得一板一眼地写，你可以视情况决定该采取比较轻松或郑重的语气。对外的正式电邮该采用尊重和有礼貌的语气书写。首先，称呼一定要得当，姓名千万不要搞错，一定要清楚对方的职衔━若是第一次发电邮给对方，以其正式职衔称呼比较妥当。
电邮开头可以问候，不一定要“Dear”，简单用“Hi”或“你好”也行。结尾最常见且不会出错的是“Best Regards”。至于对内(比如与同事间往来)的邮件，倒是可以比较轻松的语气来书写，但也别忘了，基本礼貌和礼仪还是必须遵守。

正文
• 内容简明扼要，行文通顺，尽量采用简单词汇和短句，以及准确和清晰的表达方式。
• 如果牵涉比较复杂的内容，可采用列表方式(bullets & numbering)来简化成更容易让人理解的小段。
• 拼写错误和错别字是大忌，一封错字连篇的邮件，绝对会破坏你及代表机构的形象。电邮写完后一定要阅读一遍，检查行文通顺和拼写。若是用华文书写电子邮件，就必须注意常见的同音错别字。
• 电邮不是手机简讯，也不是Instagram或Facebook，不要使用缩写或所谓“火星文”。
• 不要动不动就用大写字母、粗体、斜体、颜色字体、加大字号等。适度地使用虽有助突显重点，但过多的提示反而会让人抓不到重点，还会影响阅度。此外，正文不应全部使用大写字母，会让收件人觉得你在对他“呼喝”。也千万不要全用小写字母，那样会像是在跟朋友聊天，显得懒散。
• 正文应该选择便于阅读的字号和字体如：英文可选用Arial，中文可选用新宋体。字体大小也应该注意

标题
标题是收件人看到和基本了解邮件内容的第一信息，因此千万不要“留白”。标题应简短，但又必须反映邮件内容，而不是含糊不清。不要随便使用“紧急”或“URGENT”等字眼，收件人绝对有能力自行判断邮件的重要性，发件人实在无须多此一举。
标题不宜太长，不要长到栏目不能完全显现，还会出现“……”的情况。专家一般建议标题限制在50个字母内。

回复
• 及时回复邮件是一种礼貌，这也是对发件人的一种尊重，因此应尽可能在24小时内回复。即使问题没法马上解决，也应该回复让对方知道事件已经在处理中。如果在放假，就应该事前设置自动回复功能，提示发件人，以免影响对方的工作进度。
• Reply和Reply All一定要区分清楚，不要每次回复都按Reply All，有些邮件可能是寄给全公司的人，一旦Reply All会给大家带来不必要的困扰，因此Reply All前一定要三思。

表情符号
电子邮件虽然不是最正式的书信类别，但也不应太随便。例如别动不动使用“:)”之类的笑脸字符，会显得太轻佻，除非在某些你确实需要强调轻松气氛时。也不要在邮件中穿插自以为很可爱的插图，那应该只存在于跟朋友Whatsapp、WeChat、Line的空间里。

附件
• 未免收件人漏看，最好能在正文里提示他查看附件，或在正文中提示邮件也附带X个附件，并大略介绍附件内容。
• 附件文件应按有意义的名字命名，不可用一些奇怪的符号或让人看不懂的文件名如：123ert678iop.doc，最常见的是网上拉下的图像，当作附件时应改换成相关的附件名称。
• 附件数目不宜超过四个，如果多过，应打包或zip起来压缩成一个文件。
• 如果附件是一些特殊格式的文件或档案，就应该在正文中说明打开方式。
• 如果附件很大，应先询问收件人是否可以直接邮寄给他，或是发送到另一个恰当的信箱。

发送、抄送、密送（To、Cc、Bcc）
有些人永远搞不清楚此三项的分别。
• 被“To”的人是必须受理邮件的人，理应对邮件作出适当的回复和响应。
• 被“CC”的人一般只需知道有这么一回事，没义务回应。不过若有建议，当然也可以回应。专家也建议CC的人数不宜多。
• “BCC”是秘送，收件人并不知道邮件也有他人看得到。有人认为BCC是电邮中最不道德的行为。那为什么又要设置BCC这项功能？正确使用BCC的情况，应该是当你的收件人不只一个，却又必须保护各个收件人隐私的时候。

结尾签名
结尾签名部分不应太长。有些公司会在这个部分加上长长的一段文字来保护权益和责任，如果是公司条规，你没法控制或删除，那至少自己的部分应限制在不超过4行。

转发
在转发讯息之前，应确保所有收件人都有必要接到此讯息，要不然，你很可能或被扣上“spammer”的嫌疑。如果有需要，应对转发邮件的内容进行恰当修改和整理，正确的做法应该是在你转发的邮件中简略扼要地阐明来龙去脉，收件人可自行判断要不要阅读之前的邮件。当然，最重要的就是不要转发“垃圾”或“连锁”邮件。